働き方改革関連法施行後に見直したい中小企業の労働時間管理

はじめに

働き方改革関連法の施行から一定期間が経過し、多くの会社で労働時間管理のルールは整備されてきました。一方で、制度を一度整えたまま見直していない会社では、実際の働き方と36協定、就業規則、勤怠管理の運用が少しずつずれていることがあります。

企業調査や行政の発表資料を見ると、労働時間を大きく変えずに現状を維持したいという会社がある一方で、繁忙期には時間外労働を上限内に収めることが難しいという課題も見られます。現状維持という判断であっても、勤怠記録や36協定の運用まで問題がないとは限りません。

この記事では、中小企業の経営者・人事労務担当者に向けて、労働時間管理を今あらためて点検する理由、36協定や就業規則で確認したい項目、現場で起こりやすい課題への対応を整理します。

働き方改革関連法施行後の労働時間をめぐる動き

調査で示された企業の受け止め

働き方改革関連法により、時間外労働の上限規制、有給休暇の年5日取得義務、労働時間の客観的把握など、会社に求められる労務管理は大きく変わりました。制度導入直後は、36協定の様式変更や勤怠管理方法の見直しに追われた会社も多かったはずです。

労働時間に関する調査では、労働時間を「現状のままがいい」と考える企業がある一方で、繁忙期には上限内に収めることが難しいという声も見られます。ここで重要なのは、現状維持という回答が、必ずしも「問題がない」という意味ではない点です。

会社側が現状維持を望んでいても、現場では特定の人に業務が集中している、残業申請が形だけになっている、休日出勤の処理があいまいになっている、といった問題が隠れていることがあります。労働時間管理は、数字だけでなく運用実態まで確認する必要があります。

上限規制が企業実務に与えた影響

時間外労働の上限規制は、36協定を締結すればいくらでも残業できるという考え方を明確に否定するものです。原則として、時間外労働には月45時間・年360時間という上限があります。臨時的な特別の事情がある場合でも、特別条項付き36協定の範囲内で管理しなければなりません。

中小企業では、人員に余裕がないため、急な退職、受注増、納期変更、トラブル対応が起きると、すぐに一部の従業員へ負担が集まりやすくなります。上限規制を守るには、単に残業を禁止するだけでは足りません。業務量、人員配置、納期管理、管理職の判断基準まで含めた見直しが必要です。

特別条項を使う場面でも、「忙しいから」という理由だけでは不十分です。どのような場合に特別条項を発動するのか、誰が承認するのか、健康確保措置をどのように実施するのかを、事前に決めておくことが大切です。

中小企業が特に注意したい業種・職種

建設業、運送業、医療・介護、飲食業、製造業などは、業務量の波が大きく、現場判断で残業が発生しやすい業種です。営業職、現場責任者、管理職に近い立場の従業員も、労働時間が見えにくくなりがちです。

とくに注意したいのは、「本人が自主的に残っている」「管理職だから残業ではない」「移動時間は労働時間ではない」といった思い込みです。労働時間に該当するかどうかは、会社の指揮命令下にあるか、業務上必要な時間かといった実態で判断されます。

中小企業では、社長や現場責任者が従業員の働きぶりをよく見ている反面、記録として残す仕組みが弱いことがあります。労働基準監督署の調査や未払い残業代トラブルでは、最終的に勤怠記録、業務指示、メール、チャット、入退館記録などが確認されます。日々の管理がそのままリスク管理になります。

中小企業が労働時間を見直すべき理由

現状維持でもリスクが残るケース

労働時間が大きく増えていない会社でも、見直しが不要とは限りません。たとえば、36協定の上限時間と実際の残業時間が近い状態が続いている場合、急な受注や欠員が出たときに上限を超える可能性があります。

勤怠システムを導入していても、打刻後に業務をしている、休憩時間中に電話対応をしている、持ち帰り仕事が黙認されている場合は、記録上の時間と実際の労働時間がずれます。会社としては残業を命じていないつもりでも、業務量や納期から見て黙示の指示があったと評価されることがあります。

労働時間管理の目的は、単に法令違反を避けることだけではありません。長時間労働による健康障害、離職、採用難、職場トラブルを防ぐ意味でも、管理方法を定期的に確認する必要があります。

繁忙期と人手不足が重なる会社の課題

中小企業では、繁忙期に一時的に残業が増えること自体は珍しくありません。問題は、繁忙期が毎年同じように発生しているにもかかわらず、事前準備が不十分なまま現場任せになっているケースです。

業務が属人化している会社では、特定の従業員だけが残業を引き受ける構造になりやすくなります。管理職やベテラン社員に負担が集中すると、短期的には仕事が回っても、中長期的には離職や体調不良の原因になります。

繁忙期への対応では、業務の優先順位、外注や一時的な人員確保、納期交渉、シフト調整、残業承認ルールを事前に決めることが重要です。毎年同じ時期に忙しくなるなら、その時点で「臨時的」と言いにくくなる場合もあります。

従業員の働き方ニーズの変化

近年は、収入だけでなく、家庭生活、育児、介護、健康、学び直しとの両立を重視する従業員が増えています。会社が「残業できる人」を前提に業務を組み立てていると、採用や定着で不利になることがあります。

労働時間を減らす取り組みは、単なるコスト削減ではありません。仕事の進め方を見直し、限られた時間で成果を出す体制を作ることでもあります。業務の棚卸し、会議時間の削減、承認フローの簡素化、ITツールの活用は、労働時間管理と生産性向上の両方に関係します。

従業員に残業を減らすよう求めるだけでは、現場は疲弊します。会社として業務量を調整し、管理職が判断できる基準を整え、必要な人員や仕組みを用意することが欠かせません。

時間外労働の上限規制を再確認する

原則となる時間外労働の上限

労働基準法では、法定労働時間を超えて業務に従事させる場合、原則として36協定の締結と届出が必要です。働き方改革関連法により、時間外労働には原則として月45時間・年360時間という上限が設けられています。

この上限は、36協定を出していれば自由に超えられるものではありません。会社は、協定で定めた時間内に収まるよう、日々の労働時間を管理する必要があります。上限に近づいてから慌てて調整するのではなく、月の途中で残業状況を確認し、早めに業務配分を変える運用が求められます。

給与計算上の残業時間と、労働基準法上の時間外労働は、集計方法を誤るとずれが出ます。休日労働、深夜労働、変形労働時間制を採用している場合は、制度に合った集計方法になっているか確認しましょう。

特別条項付き36協定を使う場合の注意点

臨時的な特別の事情がある場合、特別条項付き36協定を締結することで、原則の上限を超える時間外労働を定めることができます。ただし、特別条項は例外的な制度です。慢性的な人手不足や通常業務の遅れを理由に、毎月のように使う運用は適切とはいえません。

特別条項を使う場合は、対象となる業務、適用する条件、労働者への通知方法、健康確保措置、割増賃金率などを確認します。実務上は、特別条項を適用した記録が残っていない、本人への通知がない、健康確保措置が形だけになっているケースが問題になりやすいです。

長時間労働が続く従業員には、面談、業務軽減、休暇取得、産業医や医師への相談など、健康面への配慮も必要です。労働時間管理は、勤怠と給与だけで完結するものではありません。

建設業・運送業などで確認したいポイント

建設業や運送業など、上限規制の適用時期や取扱いに特例があった業種では、現在のルールに合わせて36協定と運用を再確認する必要があります。過去の感覚のまま運用していると、協定内容や実態が最新の制度に合わなくなる可能性があります。

現場への移動、待機時間、荷待ち時間、打合せ、準備作業、後片付けなどが労働時間に当たるかどうかは、業務実態によって判断されます。従業員が会社の指示を受け、自由に利用できない時間であれば、労働時間に該当する可能性があります。

業種特有の事情がある会社ほど、労働時間の定義、協定内容、勤怠記録の残し方を行政の提示資料や社内の実態資料と照らし合わせて確認することが重要です。

労働時間管理で見直したい実務ポイント

勤怠記録の客観性を確保する

労働時間管理の基本は、客観的な記録です。タイムカード、勤怠システム、パソコンのログ、入退館記録など、実際の勤務状況を確認できる資料を整えておきます。自己申告制を使う場合でも、申告内容と実態に大きなずれがないか確認する仕組みが必要です。

打刻忘れ、直行直帰、在宅勤務、出張、休日対応が多い会社では、例外処理のルールを明確にしておきましょう。例外処理が担当者ごとに違うと、未払い残業代や不公平感につながります。

勤怠記録は、給与計算のためだけでなく、法令遵守と健康管理のためにも重要です。月末にまとめて確認するのではなく、日々残業状況を見える化する運用が望ましいです。

残業申請と承認ルールを明確にする

残業を事前申請制にしている会社でも、実際には申請なしで残業しているケースがあります。申請がないから残業代を払わない、という運用は危険です。会社が業務を把握していた、黙認していたと評価されれば、労働時間として扱われる可能性があります。

残業申請ルールでは、申請のタイミング、承認者、緊急時の扱い、承認されなかった場合の業務調整方法を決めます。残業を減らしたいなら、申請を禁止するのではなく、業務量を調整する仕組みを用意することが必要です。

管理職には、部下の残業を把握し、業務配分を見直す役割があります。単に「早く帰るように」と伝えるだけでは不十分です。期限、担当範囲、優先順位を一緒に調整することが求められます。

管理職・現場責任者への周知を行う

労働時間管理は、人事担当者だけで完結しません。実際に残業を指示し、業務量を調整するのは現場の管理職や責任者です。制度を作っても、現場が理解していなければ運用は崩れます。

管理職には、36協定の上限、休日労働の扱い、休憩時間、深夜労働、持ち帰り仕事、在宅勤務時の労働時間管理について、最低限の知識を共有しておく必要があります。特定の部署だけ残業が多い場合は、その部署の業務フローや人員配置を確認しましょう。

社内研修や管理職向けチェックリストを用意すると、判断基準をそろえやすくなります。労働時間管理を現場任せにせず、会社全体のルールとして運用することが大切です。

就業規則・36協定・社内運用のチェック項目

36協定の内容と実態が合っているか

36協定には、時間外労働や休日労働をさせる必要のある業務、対象労働者、延長できる時間などを記載します。実際の働き方と協定内容が合っていない場合、届出をしていてもリスクが残ります。

確認したいのは、協定の有効期間、対象業務、上限時間、特別条項の有無、労働者代表の選出方法です。労働者代表が適切に選ばれていない場合、36協定そのものの有効性が問題になることがあります。

協定を毎年同じ内容で更新している会社は、現在の業務内容、人員体制、繁忙期の状況に合っているかを確認しましょう。会社の実態が変わっているのに協定だけ以前のままでは、調査時に説明が難しくなります。

就業規則の労働時間・休憩・休日規定を確認する

就業規則には、始業・終業時刻、休憩時間、休日、時間外労働、休日労働、賃金計算、割増賃金などを定めます。実際のシフトや勤務形態と規定が合っていない場合、従業員とのトラブルにつながります。

変形労働時間制、フレックスタイム制、在宅勤務、短時間勤務などを導入している会社は、制度ごとの規定が必要です。制度名だけを就業規則に入れていても、対象者、手続き、労働時間の管理方法が不明確なら、実務では使いにくくなります。

休憩時間の取得状況も見落としやすい項目です。忙しい時期に休憩が取れていない、電話番をしながら休憩扱いにしている、といった運用は見直しが必要です。

長時間労働者への健康確保措置を整える

長時間労働が発生した場合、会社には従業員の健康を守るための対応が求められます。労働時間を把握し、一定時間を超える従業員に対して面談や業務軽減を検討する体制を整えましょう。

中小企業では産業医が常駐していないことも多いため、地域産業保健センターなど、健康確保に関する公的な支援先や社内の対応手順を事前に確認しておくことが重要です。体調不良の申し出があってから対応を整理するのでは、判断が遅れるおそれがあります。

健康確保措置は、会社を守るための手続きではありません。従業員が安心して働き続けるための土台です。長時間労働を前提にした働き方から、早めに課題を発見して調整する運用へ切り替えることが重要です。

労働時間を減らすために会社が取り組めること

業務量と人員配置を見直す

労働時間を減らすには、残業時間だけを見ても限界があります。どの業務に時間がかかっているのか、誰に仕事が集中しているのか、繁忙期に何が起きているのかを把握する必要があります。

業務を棚卸しすると、慣例で続けている作業、重複している確認、属人化している判断が見つかることがあります。人員を増やせない場合でも、業務の順番や分担を変えるだけで残業を減らせることがあります。

経営者が「現場で何とかしてほしい」と考えている限り、労働時間の問題は解決しにくいです。人員配置、受注量、納期、サービス範囲は経営判断に関わるため、会社全体で取り組む必要があります。

繁忙期のルールを事前に決める

繁忙期に残業が増える会社では、事前準備が重要です。繁忙期に入る前に、残業上限、休日出勤の可否、応援体制、外注の判断基準、管理職の確認方法を決めておきましょう。

従業員に対しては、繁忙期の見込み、残業が必要になる理由、健康面への配慮、相談窓口等を説明します。説明がないまま残業だけ求めると、不満や不信感が生まれます。

繁忙期が終わった後には、実際の残業時間、業務量、人員配置を振り返ります。毎年同じ問題が起きているなら、翌年は早めに対策を講じるべきです。

年次有給休暇や休憩の取得状況も確認する

労働時間管理を見直す際は、残業だけでなく、年次有給休暇や休憩の取得状況も確認しましょう。有給休暇の年5日取得義務を満たしていても、特定の従業員だけ取得しにくい状況がある場合は、職場運用に課題があります。

休憩についても、法律上必要な時間を形式的に設定しているだけでは不十分です。実際に業務から離れて休めているか、休憩中の電話対応や来客対応が常態化していないかを確認します。

労働時間、休日、休憩、有給休暇は別々の制度に見えますが、実務では密接に関係しています。全体を見ながら職場の働き方を整えることが、トラブル予防につながります。

実務上、重点的に点検したいケース

36協定の内容が実態とずれている

36協定は、単なる届出書ではありません。会社が法定労働時間を超えて労働する事を従業員に命じるための重要な手続きです。対象業務、上限時間、特別条項、労働者代表の選出方法が実態と合っていない場合、届出済みであっても運用上のリスクが残ります。

とくに、複数の事業場がある会社、変形労働時間制を使っている会社、休日労働が多い会社、建設業や運送業など業種特有の事情がある会社では、一般的なひな形だけでは実態に合わないことがあります。

協定内容を点検する際は、現行の勤務実態、繁忙期の発生時期、部署ごとの残業状況、労働者代表の選出手続き、特別条項の発動記録を合わせて確認することが大切です。

残業代や勤怠管理でトラブルが起きやすい

休日出勤、休憩時間、管理監督者の扱い、固定残業代などは、トラブルになりやすい分野です。従業員から指摘を受けてから対応するより、日頃から勤怠記録と賃金計算の整合性を確認しておく必要があります。

勤怠システムを入れていても、設定が就業規則や給与計算ルールと合っていなければ、誤った計算が続くことがあります。締日、所定労働時間、休憩控除、深夜割増、休日区分などを定期的に確認しましょう。

過去分の未払いが疑われる場合は、対象期間、勤怠記録、賃金台帳、就業規則、雇用契約書、固定残業代の明細などを整理し、事実関係を確認する必要があります。対応を誤ると、従業員との信頼関係や会社の社会的信用に影響します。

労働基準監督署の調査対応が必要になった

労働基準監督署の調査では、労働条件通知書、就業規則、36協定、賃金台帳、出勤簿、残業管理資料などが確認されます。日頃から資料を整えていないと、短期間で準備するのは大きな負担になります。

調査対応では、事実を正確に整理し、改善が必要な点を把握することが重要です。資料が不足している、説明内容が担当者によって異なる、是正勧告を受けた、といった場合は、社内の記録と運用実態を突き合わせて確認する必要があります。

労働時間管理は、会社の規模にかかわらず基本となる労務管理です。小さなずれを放置せず、定期的に点検することで、大きなトラブルを防ぎやすくなります。

まとめ

働き方改革関連法の施行から一定期間が経過し、多くの会社で制度対応は進みました。とはいえ、36協定、就業規則、勤怠記録、残業承認、健康確保措置等が実態に合っているかは、定期的に確認する必要があります。

労働時間を「現状維持」でよいと考える場合でも、残業が特定の従業員に偏っていないか、繁忙期に上限を超えるリスクがないか、休憩や有給休暇が適切に取れているかを見直しましょう。

労働時間管理は、法令遵守だけでなく、従業員の健康、採用・定着、職場トラブルの予防にも関わります。中小企業こそ、早めに現状を確認し、会社の実態に合ったルールと運用を整えることが大切です。

投稿者プロフィール

柏谷英之

柏谷横浜社労士事務所の代表、柏谷英之です。
令和3年4月からすべての企業に「同一労働同一賃金」が適用されました。
「同一労働同一賃金」に対応するため、もし正社員と非正規雇用労働者（契約社員、パート社員等）の間に不合理な待遇差があるなら是正しなくてはいけません。
また少子高齢化を背景に、働き方の転換のための「働き方改革」が推進されています。
残業時間の上限規制（長時間労働の是正）、有給休暇の取得義務化、令和４年に続き令和7年４月と10月の育児介護休業法改正など、法律はめまぐるしく変わっています。
「ブラック企業」という言葉が広く浸透し、労働条件が悪いと受け取られる企業は採用にも苦労しています。
法律に適した労務管理で、働きやすい職場環境を整え、従業員の定着や生産性の向上など、企業の末永い発展をサポートします。お困り事やお悩み事がありましたら、お気軽にご相談ください。

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