無期転換ルールの5年通算で確認したい契約更新の実務

2026年8月3日

労務管理

中小企業やクリニックの人事労務・組織づくり・人事評価・採用に役立つ資料を無料でダウンロード！
→こちらから

はじめに

有期契約で働く従業員を採用・再採用する場合、会社は契約期間だけでなく、無期転換ルールも確認する必要があります。短期のアルバイト、契約社員、嘱託社員など、名称が違っても有期労働契約を更新している場合には、通算契約期間の管理が重要になります。

無期転換ルールでは、同一の使用者との間で有期労働契約が更新され、通算5年を超えたときに、労働者の申込みにより無期労働契約に転換される仕組みが設けられています。契約と契約の間に空白期間がある場合でも、常にリセットされるわけではありません。

この記事では、中小企業が有期契約者を採用・更新する際に確認したい、通算5年、空白期間、契約更新、労働条件明示、就業規則の見直し、雇止め対応の実務ポイントを整理します。

無期転換ルールの基本

通算契約期間の考え方

無期転換ルールは、労働契約法に基づく制度で、同一の使用者との間で有期労働契約が更新され、通算契約期間が5年を超える場合に関係します。会社が雇用区分を「アルバイト」「契約社員」と呼んでいても、期間の定めがある労働契約であれば確認対象になります。

通算契約期間は、単純に現在の契約書だけを見れば足りるものではありません。過去の契約、更新回数、契約と契約の間の空白期間、同じ会社での再雇用歴を確認する必要があります。担当者が変わっても分かるよう、契約履歴を一覧で管理することが大切です。

申込権が発生するタイミング

通算契約期間が5年を超える有期労働契約の期間中に、労働者は無期転換を申し込むことができます。厚生労働省の案内では、契約期間が1年の場合や3年の場合の申込権発生時期が説明されています。会社は、申込みがいつ発生し得るかを事前に把握しておく必要があります。

申込権が発生してから慌てるのではなく、更新時点で次の契約期間中に申込権が発生するかを確認しましょう。対象者一覧を作り、契約満了日、更新予定日、通算期間、本人への説明状況を管理すると、説明漏れや対応遅れを防ぎやすくなります。

会社が断れない申込み

無期転換申込みが適法に行われた場合、無期労働契約が成立し、会社はこれを拒むことができません。したがって、申込みがあってから条件を考えるのではなく、無期転換後の労働条件をあらかじめ整理しておくことが重要です。

無期転換後の労働条件は、就業規則や個別契約の内容によって整理する必要があります。期間の定めがなくなることと、正社員と全く同じ労働条件になることは同じではありません。職務内容、勤務地、労働時間、賃金、定年の扱いを確認しておきましょう。

空白期間と通算の確認

契約が連続しているか

有期労働契約が途切れずに更新されている場合、通算期間の管理は比較的分かりやすいです。しかし、契約満了後に一定期間を空けて再び雇用する場合は、空白期間がどのように扱われるかを確認しなければなりません。

会社が「一度退職しているからリセット」と考えていても、制度上は契約期間や空白期間の長さによって判断が変わります。過去の雇用契約書、退職日、再雇用日、雇用保険や社会保険の手続き、給与支払履歴を確認し、実態を整理しましょう。

クーリング期間の考え方

一定の空白期間がある場合には、通算契約期間がリセットされることがあります。いわゆるクーリング期間の扱いは、直前の契約期間の長さや空白期間によって確認が必要です。具体的な判断は、社内の契約履歴を見ながら行いましょう。

ただし、空白期間を形式的に置けば常に安全というわけではありません。無期転換ルールを回避する目的で不自然な契約中断を行うと、雇止めや契約更新をめぐるトラブルにつながります。制度趣旨を踏まえ、実態に即して管理することが大切です。

退職後に再採用する場合

従業員が家庭事情や体調などでいったん退職し、一定期間後に再び働くことを希望する場合があります。このような再採用では、過去の契約期間を確認し、通算に影響するかを見ます。採用担当者が過去の雇用歴を把握していないと、更新後に想定外の申込権が発生する可能性があります。

再採用時には、過去の雇用区分、契約期間、空白期間、退職理由、再採用後の職務内容を整理します。本人に過去の勤務歴を確認する場合も、質問の目的を明確にし、必要な範囲で確認しましょう。記録を残すことで、次回更新時の判断が安定します。

採用予定者がいる会社の注意点

過去の雇用履歴の確認

過去に同じ会社で有期契約として働いていた人を再採用する場合、現在の契約だけでなく、以前の契約期間も確認します。店舗や事業所が違っていても、同一の使用者との契約であれば、通算の検討が必要になることがあります。

履歴確認では、入社日、退職日、契約更新日、雇用区分、勤務場所、職務内容を一覧にします。給与データや雇用保険の手続きだけでは契約期間が分からない場合があるため、雇用契約書や労働条件通知書を保存しておくことが重要です。

応募時に聞ける範囲

応募者に過去の勤務歴を確認する場合は、採用判断に必要な範囲で質問します。無期転換ルールの管理目的で、自社での過去雇用歴を確認することは実務上必要になり得ますが、不要な個人情報まで広げないように注意します。

採用担当者は、質問の意図を「契約期間の管理と労働条件確認のため」と説明できるようにしておきましょう。過去に在籍していた可能性がある場合は、人事記録と本人申告を照合し、確認結果を採用後の契約管理に引き継ぎます。

採用後の契約管理

採用後は、契約更新のたびに通算期間を確認します。最初の契約時だけ確認して終わりにすると、更新が続くうちに5年を超えるタイミングを見落とす可能性があります。契約満了日の数か月前に確認できる仕組みを作ることが大切です。

管理表には、契約開始日、契約終了日、更新回数、通算期間、無期転換申込権の発生見込み、本人への説明状況を入れます。小規模な会社でも、表計算ソフト等で一覧管理することで、更新時の確認漏れを減らせます。

契約更新時に整える書類

労働条件通知書

有期契約を更新する際は、労働条件通知書や雇用契約書を整えます。契約期間、更新の有無、更新基準、業務内容、勤務場所、賃金、所定労働時間を明確にし、本人が確認できる形で交付します。

令和6年4月からは、労働条件明示に関する項目が追加され、無期転換申込機会や無期転換後の労働条件に関する明示も重要になっています。更新時の書式が古いままだと、説明不足につながる可能性があります。最新様式に合わせて見直しましょう。

更新上限の明示

更新回数や通算契約期間に上限を設ける場合は、その内容を明確に示す必要があります。更新上限を後から一方的に追加すると、従業員の期待や雇止めの有効性をめぐって問題になることがあります。

上限を設ける場合でも、会社の都合だけでなく、業務内容、雇用見通し、本人への説明、就業規則との整合性を確認します。更新上限は、無期転換回避のための形式的な措置ではなく、契約管理上の合理的なルールとして説明できる必要があります。

本人への説明記録

契約更新時には、更新内容、次回満了日、更新基準、無期転換に関係する事項を説明し、記録を残します。説明を口頭だけで済ませると、後から「聞いていない」という認識差が生じることがあります。

説明記録には、説明日、担当者、本人、説明資料、本人からの質問、回答内容を残します。記録は会社を守るためだけでなく、従業員が自分の働き方を理解するためにも役立ちます。更新時の面談と書面確認をセットにすると実務が安定します。

就業規則・雇用契約で見直す項目

無期転換後の労働条件

無期転換後の労働条件が決まっていないと、申込みがあったときに混乱します。賃金や職務内容をどう扱うのか、正社員とは別の無期契約社員区分を設けるのかを整理しておく必要があります。

就業規則に無期転換社員の区分を置く場合は、対象者、労働時間、賃金、賞与、退職金、配置転換、定年、休職、懲戒を確認します。既存の正社員規程をそのまま適用するのか、別規程を作るのかは、会社の雇用管理方針に合わせて決めます。

定年や職務内容

無期転換後の定年の扱いは見落とされやすい項目です。期間の定めがなくなる以上、いつまで雇用が続くのかを就業規則で整理しておく必要があります。定年規定が正社員だけを対象にしている場合、無期転換社員に適用されるかが曖昧になることがあります。

職務内容も確認が必要です。無期転換後に同じ職務を続けるのか、配置転換の可能性があるのか、勤務場所が変わるのかを明確にします。曖昧なままにすると、本人の期待と会社の運用がずれ、トラブルにつながる可能性があります。

定年後に有期契約で継続して雇用される高齢者に対し、無期転換申込権が発生しないこととする特例の適用を都道府県労働局に認定申請を行う方法もあります。

賃金制度との整合性

無期転換後の賃金をどう設計するかは、採用・定着にも関係します。有期契約時の時給や月給をそのまま維持するのか、昇給制度を設けるのか、賞与や手当の対象にするのかを確認します。

正社員との待遇差がある場合は、その理由を説明できるようにしておく必要があります。職務内容、責任の程度、配置転換の範囲、人材活用の仕組みを整理し、賃金規程や雇用契約書と整合させましょう。無期転換対応は、賃金制度を見直す機会にもなります。

雇止めや更新上限で注意すること

合理的期待への配慮

有期契約であっても、更新を重ねている場合や、会社が継続雇用を期待させる言動をしている場合には、雇止めが問題になることがあります。無期転換申込権が発生する直前の雇止めは、特に慎重な判断が必要です。

契約を終了する場合は、業務量、勤務成績、契約更新基準、本人への説明、過去の更新状況を整理します。単に「契約期間満了だから終了」と扱うのではなく、これまでの運用と本人の期待を踏まえて判断することが重要です。判断の根拠を資料で確認できる状態にしておきましょう。

説明不足のリスク

更新しない理由や更新上限について説明が不足していると、従業員の不信感が高まります。会社としては当然だと思っている運用でも、本人が知らなければ納得を得にくくなります。契約書、就業規則、面談記録を通じて、事前に説明しておくことが大切です。

説明時には、感情的な表現や曖昧な理由を避け、契約上の更新基準、業務上の理由、勤務状況を具体的に伝えます。説明記録を残すことで、後から経緯を確認できます。担当者ごとに説明が変わらないよう、社内で対応方針をそろえましょう。

現場判断を避ける運用

有期契約の更新や雇止めを現場責任者だけで判断すると、制度対応が抜けやすくなります。現場は勤務状況をよく把握していますが、無期転換ルール、労働条件明示、就業規則との整合性まで確認するには、人事労務の視点が必要です。

更新判断の前には、人事担当者が通算期間、申込権発生見込み、契約書式、説明記録を確認します。現場からの評価と人事労務上の確認を合わせて判断することで、契約管理のリスクを減らせます。更新会議や承認フローに人事確認を組み込むと運用が安定します。

契約管理で見落としやすい確認事項

対象者一覧

有期契約者が複数いる会社では、対象者一覧を作成します。氏名、雇用区分、契約開始日、契約終了日、更新回数、通算期間、次回更新予定日、無期転換申込権の発生見込みを一つの表にまとめると、確認漏れを減らせます。

一覧は作成して終わりではなく、契約更新や退職、再採用のたびに更新します。現場責任者、給与担当者、人事担当者が共通の資料を基に運用することが大切です。情報の分散はミスの原因になります。

更新回数と期間

更新回数と契約期間は、無期転換ルールの確認に直結します。年単位や月単位など、契約期間が異なる従業員が混在している場合は、通算期間の計算を個別に行う必要があります。

契約満了日の直前に確認すると、説明や書類準備が間に合わないことがあります。満了日より前に十分な余裕を持って、会社の運用に合わせた確認時期を決めておくとよいでしょう。更新通知、面談、契約書作成を逆算して管理し、担当者が変わっても同じ手順で確認できるようにします。

説明・申込み・回答の記録

無期転換に関する説明、本人からの申込み、会社の回答は記録として残します。申込みは口頭で成立しますが、後日、申込みをしたかどうかの争いが生じやすいという問題があります。受付方法や書式を用意しておくと、担当者が迷いにくくなります。

記録には、申込日、対象契約、転換日、転換後の労働条件、本人への交付書類を残します。無期転換は一度対応すれば終わりではなく、その後の雇用区分管理や労働条件管理につながります。記録管理を徹底することで、会社全体の雇用管理が安定します。

まとめ

無期転換ルールは、有期契約者がいる中小企業にとって重要な実務テーマです。通算5年、空白期間、再採用、更新上限、労働条件明示を正しく管理しなければ、想定外の申込権発生や説明不足につながる可能性があります。

採用予定者が過去に同じ会社で働いていた場合や、契約更新を重ねている従業員がいる場合は、契約履歴を早めに確認しましょう。雇用契約書、労働条件通知書、就業規則、対象者一覧を整えることが、実務上の基本になります。

無期転換対応は、期限管理だけではありません。無期転換後の労働条件、定年、職務内容、賃金制度等を整理することで、従業員にも会社にも分かりやすい雇用管理に近づけることができます。

中小企業の経営者様・クリニックの院長様必見！！

中小企業やクリニックの人事労務・組織づくり・人事評価・採用に役立つ資料を無料でダウンロードできます！日々の業務にお役立てください！
→資料ダウンロードはこちら

投稿者プロフィール

柏谷英之: 柏谷横浜社労士事務所の代表、柏谷英之です。
令和3年4月からすべての企業に「同一労働同一賃金」が適用されました。
「同一労働同一賃金」に対応するため、もし正社員と非正規雇用労働者（契約社員、パート社員等）の間に不合理な待遇差があるなら是正しなくてはいけません。
また少子高齢化を背景に、働き方の転換のための「働き方改革」が推進されています。
残業時間の上限規制（長時間労働の是正）、有給休暇の取得義務化、令和４年に続き令和7年４月と10月の育児介護休業法改正など、法律はめまぐるしく変わっています。
「ブラック企業」という言葉が広く浸透し、労働条件が悪いと受け取られる企業は採用にも苦労しています。
法律に適した労務管理で、働きやすい職場環境を整え、従業員の定着や生産性の向上など、企業の末永い発展をサポートします。お困り事やお悩み事がありましたら、お気軽にご相談ください。