初めて給与計算担当者になった時に、押さえておきたいポイントを解説！

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御社では給与計算を自社内で行っていますか？

中小企業の総務部内で、ほぼ一人で担当というケースも多いでしょう。その一人が退職するので業務を引き継いで一人で担当しなければいけないというケースもよく聞きます。場合によっては、いきなり引き継ぎなしで担当になってしまうことも！？

給与計算は、月給額は毎月同じでも残業代は変動しますし、控除する社会保険料（雇用保険料、健康保険料、厚生年金保険料、介護保険料）や税金（所得税、住民税）の知識はやはり必要です。給与計算担当者になったら抑えておきたい給与計算の基本的な計算方法やポイントを確認していきましょう。

まずは就業規則、給与規程を確認しよう

就業規則は、パートも含めて従業員が10人以上になったら作成届出が必要です。給与についてもこの就業規則の中で定められていますが、給与規程を別に作成しているケースもあります。

〇就業規則や給与規程で、給与計算に必要な項目を確認しよう。
・1日の所定労働時間、休憩時間、休日等の労働時間について。
・給与の締め・支払日、時間外単価の計算方法、欠勤控除の計算方法、等の給与の内容について。

〇従業員情報の確認
給与計算をするためには、従業員情報が必要です。
扶養家族ありなしで、扶養手当が付いたり、所得控除額が変わったりします。
まずは扶養控除申告書をもとに、従業員情報を確認しましょう。

〇勤怠管理方法の確認
会社は従業員の労働時間を適正に把握するために、客観的な方法で労働時間を記録する必要があります。そのためにほとんどの会社でタイムカードが使われています。データ連動していないタイムカードであれば、締め日が来るたびに手計算が必要ですし、ＩＣカード打刻等で自動的に退勤データが取り込めれば、ある程度自動計算が可能になります。しかし、勤怠集計を自動計算させるためにも、給与ソフトの初期設定が重要になります。そのためにも、まず就業規則や給与規程から自社の労働時間や給与に関するルールを把握しておく必要があります。

実際の給与計算の方法を確認しよう

1日8時間、週40時間の法定労働時間を超えない範囲で勤務する時給制のパート・アルバイトさんであれば、1ヵ月の労働時間が集計できれば、「時給×労働時間」でＯＫです。法定労働時間を超えると、「時給×1.25」の割増計算が必要です。

月給者の給与支給額には、基本給や役職手当などのように毎月固定されているものと、残業代や休日手当などのように変動するものがあります。昇給した場合や新たに手当が付いた場合など、固定的賃金が変わったときには時間外単価が変わりますので再計算が必要です。

時間外単価の計算方法は、「月給額÷月平均所定労働時間×1.25」です。
※月平均所定労働時間については、こちらの記事を参照。「残業代の割増単価算出に必要な月平均所定労働時間とは？」

休日手当は、法定休日か所定休日かによって割増率が変わりますので注意しましょう。これも就業規則や給与規程から確認しましょう。

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給与から控除するものを確認しよう

給与計算には、支給額だけでなく控除額の計算も必要です。給与控除額には以下のようなものがあります。

・健康保険料・介護保険料・厚生年金保険料・雇用保険料などの社会保険料
・所得税・住民税などの税金

〇健康保険料と厚生年金保険料は、標準報酬月額に保険料率を掛けた金額の半分が従業員負担額になります。健康保険料率は、各県別に違いがありますので、協会けんぽ又は加入する健康保険組合の保険料率を確認しましょう。年齢が40歳以上65歳未満の従業員には介護保険料もかかります。

参考：協会けんぽ神奈川・令和5年３月分（４月納付分）からの健康保険・厚生年金保険の保険料額表

〇雇用保険料は、雇用保険被保険者が退職した場合にハローワークで受けられる所謂、失業保険等に充てられる保険料です。従業員負担分の計算は賃金に保険料率を掛けて計算します。

参考：令和5年度雇用保険料率のご案内

〇所得税と住民税は、従業員の所得にかかる税金で会社が給与から源泉徴収して、従業員の代わりに会社が税務署や市町村にまとめて納付します。
所得税は源泉徴収税額表に基づいて、給与ソフトが自動計算してくれます。
住民税は、前年の所得に基づいて、各市町村からの税額が通知されます。それを確認して6月から翌年5月まで、それぞれ給与から控除します。

まとめ

いかがでしたでしょうか。まずは自社の就業規則や給与規程の確認が非常に大事になります。また社会保険料、所得税や住民税の知識も必要になりますので、そこは勉強しながら進めていきましょう。
まだ従業員が10人未満で就業規則がないという場合もありますが、その時は自社の求人票や雇用契約書等を確認しながら必要な情報を収集しましょう。給与計算は、適切な労務環境とセットです。やはりある程度の就業ルールが必要になりますので、困ったら専門家に相談することをお勧めします。

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投稿者プロフィール

柏谷英之

柏谷横浜社労士事務所の代表、柏谷英之です。
令和3年4月から中小企業においても「同一労働同一賃金」が適用されました。これは正社員と非正規雇用労働者（有期雇用労働者・パートタイム労働者・派遣労働者）の間の不合理な待遇差の解消を目指すものです。これまでのように単にパートだからという理由だけで「交通費や賞与はない」ということは認められません。
これからは「同一労働同一賃金」に対応するため、正社員と非正規雇用労働者の間の不合理な待遇差を是正しなければいけません。
「働き方改革」が推進され、残業時間の上限規制（長時間労働の是正）、有給休暇の取得義務化など、法律はめまぐるしく変わっています。また「ブラック企業」という言葉が広く浸透し、労働条件が悪いと受け取られる企業は採用にも苦労しています。
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