従業員の入社に伴う手続きは!?提出してもらう書類や発生する手続きをまとめました。

新年度が始まりました。新卒採用、中途採用とも4月に入社する人も多いのではないでしょうか。
人を雇用するとさまざまな手続きが発生します。中途入社の方の場合は、扶養する家族が病院に通っていて早急に保険証が欲しいというケースもありますので、できるだけ速やかに手続き開始できるようにしておきましょう。

新入社員から提出してもらう書類

給与所得者の扶養控除等(異動)申告書

この書類を提出してもらわないと、所得税徴収区分が甲欄ではなく乙欄となり、毎月の給料から高い所得税が徴収されてしまいます。通常乙欄はダブルワークなどで2か所以上から給与もらう人が対象です。「社会保険の被扶養者家族、寡婦、ひとり親、障害者、16歳未満の扶養親族等」も、この書類で確認できます。

マイナンバー

マイナンバーは「税、社会保障、災害対策」の3分野で利用されます。社会保険、雇用保険の加入手続きにも必要になり、確認方法は以下のいずれかとなっています。

1.個人番号カード(番号確認と身元確認)
2.通知カード(番号確認)と運転免許証など(身元確認)
3.マイナンバーの記載された住民票の写しなど(番号確認)と運転免許証など(身元確認)

マイナンバーを確認、管理する責任者を決めて、管理は厳重に行いましょう。

雇用保険被保険者証

前職があり雇用保険に加入していた人からは提出してもらいます。紛失しているケースもありますが、必要なのは雇用保険被保険者番号です。離職票の控え、受給資格者証の控えなどでも確認できます。
雇用保険被保険者番号は、会社が変わっても同一番号が利用されます。会社が変わっても雇用保険加入期間は通算されるためです。
もしそれらがなくても、前職名からハローワークで検索してもらえます。

前職の源泉徴収票

前職がある人は退職時までの源泉徴収票を提出してもらいます。その年の年末調整時に合算して計算します。
前職の退職から間もない人はまだ手元にないかもしれませんが、年末調整までには必ず必要ですので忘れずに提出してもらいましょう。

その他

住民票記載事項証明書、通勤経路申告書、資格が必要な職種の場合その資格証明書、入社時の誓約書など、会社ごとに規定があると思いますので、就業規則などもチェックしておきましょう。

発生する手続き

社会保険

「健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届」

提出期限は入社から5日以内です。

「健康保険被扶養者(異動)届(国民年金第3号被保険者関係届)」

社会保険の扶養家族がいればこれも合わせて提出します。

正社員採用はもちろんのこと、週の労働時間が正社員の4分の3以上のパートさんも加入します。

雇用保険

「雇用保険被保険者資格取得届」

正社員の他、週の労働時間が20時間以上のパートさんも加入対象です。
なお、労災保険は会社負担ですので、入社に際しての手続きはありませんが、年1回の年度更新で従業員の給料総額から計算して会社が保険料を納付します。

まとめ

4月は入社の手続き事務で日本年金機構やハローワーク窓口もかなり混雑します。特に保険証発行に関わる社会保険手続きは、速やかに行えるように準備しておきましょう。

投稿者プロフィール

柏谷英之
柏谷英之
柏谷横浜社労士事務所の代表、柏谷英之です。
令和3年4月から中小企業においても「同一労働同一賃金」が適用されました。これは正社員 と非正規雇用労働者(有期雇用労働者・パートタイム労働者・派遣労働者)の間の不合理な待遇差の解消を目指すものです。これまでのように単にパートだからという理由だけで「交通費や賞与はない」ということは認められません。
これからは「同一労働同一賃金」に対応するため、正社員 と非正規雇用労働者の間の不合理な待遇差を是正しなければいけません。
「働き方改革」が推進され、残業時間の上限規制(長時間労働の是正)、有給休暇の取得義務化など、法律はめまぐるしく変わっています。また「ブラック企業」という言葉が広く浸透し、労働条件が悪いと受け取られる企業は採用にも苦労しています。
法律に適した労務管理で、働きやすい職場環境を整え、従業員の定着や生産性の向上など、企業の末永い発展をサポートします。
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